چگونه کارمندان خود را رهبری کنیم؟

رهبری کسب ‌و کار و کارمندان چه اهمیتی دارد؟ کوچینگ خوب باعث پیشرفت و افزایش مهارت کار در کارمندان می‌شود. این کار باعث می‌شود آنها کمتر به رهبر خود متکی باشند و بطور مستقل کار حرفه‌ای انجام دهند که ابزاری موثر برای افزایش ارتباط و همکاری بین کارمندان است. با وجود این، تنها تعداد اندکی از مدیران این مسیر را به درستی در پیش می‌گیرند و در واقع بیشتر کوچینگ ها بی‌تاثیر و حتی مضر بوده است.

اما قبل از آنکه راه حلی برای این مشکل ارائه دهیم، ابتدا لازم است مفهوم کوچینگ را درک کنیم.

چگونه کارمندان خود را رهبری کنیم؟

مدیریت اجرایی چیست و چرا در جهت بهبود مدیریت کارمندان استفاده می‌شود؟

ثابت شده است که افراد و گروه‌ها در نتیجه‌ی تمرین کوچینگ توسط مدیران یا کوچ های حرفه ای، عملکرد بهتری را داشته‌اند. این کوچینگ شامل راهنمایی، برانگیختن اندیشه‌ها و پاسخگویی به کارمندان در مواقع نیاز است. هدف این است که افراد را در حیطه کاری خود به گونه‌ای راهنمایی کنیم که بهترین عملکرد را داشته باشند. به جز این دلایل، یک شرکت به دلایل متعددی می‌تواند نیازمند خدمات کوچینگ باشد. مثلا زمانی که:

• کارکنان مستعد، عملکرد مورد انتظار را نداشته باشند.
• سیستم و روش کار جدیدی معرفی شود.
• رهبران و مدیران نیازمند مهارت‌ و مسئولیت‌های جدید باشند.

بیزینس کوچینگ در حفظ سلامت و بقای یک کسب ‌و کار به عامل مهمی تبدیل شده است. اما اگر در این زمینه تمرین نکنید، کاری از پیش نخواهید برد.

ایجاد عادت‌های جدید در کوچینگ

لازم است عادات جدید و درستی را در کوچینگ خود برای جلوگیری از سه مشکل رایج زیر که مدیران کسب ‌و کار با آنها روبرو می‌شوند، ایجاد کنید:

• وابستگی بیش از حد کارمندان: در برخی موارد کارکنان بیش از حد به کوچینگ مدیر خود وابسته می‌شوند. رهبری باید به گونه‌ای باشد که کارمندان را مستقل و مسئول کار خود کند.
• دستپاچگی: حجم کار و مسئولیت مدیران ممکن است منجر به اضطراب و دستپاچگی شود.
• از هم گسیختگی: اگر کارمندان احساس کنند در هر چالشی نیازمند راهنمایی مدیر هستند، دیگر قادر به رویارویی با چالش‌ها بطور مستقل نخواهند بود و عملکرد شرکت مختل می‌شود.

طبق گفته Stanier، برای ایجاد عادت‌های کوچینگ قدرتمند، لازم است موارد زیر در نظر گرفته شود:

• دلیل: انگیزه برای تغییر رفتار
• محرک: چه چیزی رفتار قبلی را تحریک می‌کند؟ باید این محرک را شناخت تا بتوان مانع بروز آن شد.
• تمرینات موثر: تمریناتی که عادات جدید را به خرده عادات ریز تبدیل می‌کنند تا با تکرار آنها، رفتار جدید شکل گیرد.
• طرح و نقشه: معمولا عادات قدیمی دوباره رخ خواهند داد. در این مواقع باید روی عادات جدید تمرکز کرده و محرک عادات قدیم را مهار کرد.

همچنین Stanier اضافه می‌کند: برای اینکه کوچینگ موثری داشته باشید، شیوه مکالمه و ارتباط خود را با کارمندانتان تغییر دهید.

اما برای رسیدن به این منظور، لازم است بتوانید 7 پرسش مهم را مطرح کنید.

7 پرسش مهم در کوچینگ موثر

مدیران هر شرکت لازم است این 7 سوال را برای کمک به کارمندان خود در رسیدن به راه‌حل و استقلال کاری، مطرح کنند.

1.پرسش‌های آغازین:

در آغاز کار سوالاتی مانند “چه در ذهنت داری؟” بپرسید. این پرسش طرف مقابل را وادار می‌کند تا جهت مکالمه را در اختیار گیرد. همچنین این مفهوم را می‌رساند که قصد دارید راجع به مشکلات کارمندتان صحبت کنید و نه خودتان.

برای داشتن مکالمه‌ای متمرکز شده با کارمند خود می‌توانید از شیوه زیر استفاده کنید:

• پروژه: در ابتدا باید بدانید کارمند در چه پروژه و بخشی مشغول به کار است.
• افراد در ارتباط: باید بدانید کارمند با چه افرادی در ارتباط بوده و تعامل دارد.
• رفتار: عادات رفتاری کارمند را بشناسید تا بتوانید بهتر در عملکرد او تاثیر بگذارید.

2. سوالاتی مثل “خب، دیگه چی؟”:

به عقیده بیشتر کوچ ها این مورد از موثرترین سوالاتی است که رهبری کسب ‌و کار می‌تواند از کارمند بپرسد. چرا که یاد‌آوری می‌کند مدیر برای گوش دادن آنجاست؛ نه برای صحبت کردن. به این ترتیب گفتگوی دو طرفه معنی‌داری شکل خواهد گرفت. این سوال به کارمند فضای بیشتری می‌دهد تا هرآنچه در ذهنش است بیان کند. در حالی که ممکن است با سوال اول به این مورد نرسید.  نکته اصلی برای شما به عنوان مدیر او این است که کمتر صحبت کرده و بیشتر گوش دهید. کار آسانی نیست و نیاز به تمرین دارد.

3.سوالات متمرکز کننده:

در این مورد سوالاتی مثل “چالش واقعی برای شما در این زمینه چیست؟”. این سوال کمک می‌کند تا از مشکل عمیق‌تری پرده برداری شود. در واقع، با پرسیدن سوال اول فقط ممکن است مشکلات سطحی‌تری را بیان کند و با پرسیدن این سوال مشکلات عمیق‌تری مطرح می‌شوند که حل آنها مهم است. این باعث می‌شود کارمند مواردی را که اهمیت بیشتری دارند در اولویت قرار دهد.

رهبری کارمندان به روشی دلسوزانه و عملکردی، چالشی واقعی محسوب می‌شود و نیاز به تمرین دارد.

سعی کنید مشکلاتی که کارمند بیان می‌کند را حل کنید.

4.سوالات پایه:

از او بپرسید “شما چه چیزی می خواهید؟”. این سوال طوری طراحی شده که شما را مستقیما به چالش اصلی می‌رساند. همچنین می‌توانید این سوال را بپرسید: “شما واقعا چه می‌خواهید؟”. برای مثال آیا کارمند فضای کاری بیشتری می‌خواهد؟ ساعات کاری کمتری می‌خواهد؟ در ساعت مشخصی و زودتر بتواند مرخص شود؟ فرصت بیشتری می خواهد؟

نکته کلیدی اینجاست که علت این نیازها را بیابید. چرا ساعات کاری کمتری می‌خواهد؟ چرا می‌خواهد زودتر مرخص شود؟

دانستن علت‌های زمینه‌ای این نیاز‌ها شما را قادر می‌سازد تا نیاز را بهتر هدایت کنید.

5.سوالات سر راست و کوتاه:

در این گروه سوالاتی مثل “چگونه می‌توانم کمکتان کنم؟”جای دارد. این سوالات برای صرفه‌جویی در زمان و حذف صحبت‌های اضافی مناسب هستند. کارمندتان باید در مورد آن خواسته‌ای که مهم‌تر است صحبت کند.

6.سوالات استراتژیک:

” اگر این قضیه را تایید می‌کنید، چه چیزی را رد می‌کنید؟”. با این پرسش شما کارمند را نسبت به قضیه‌ای که تایید کرده است، متعهد می‌کنید و بدین ترتیب او نمی‌تواند در صحبت‌های بعدی نظر خود را عوض کند. به عبارت دیگر، اگر کارمند ضرورت یک سری نیاز‌ها (در سوال 5) را تایید کند، پس باید مواردی از وضعیت موجود را رد کند. در این موقعیت شما با استفاده شیوه‌ی گفتگوی متمرکزی که در بالا ذکر شد، نیاز او را بهتر درک خواهید کرد.

پس تا اینجای کار قادر خواهید بود پروژه‌هایی که نیاز به توقف یا تاخیر دارند را شناسایی کنید؛ افرادی که کارمند نیاز دارد با آنها ارتباط بیشتری پیدا کند و یا قطع ارتباط کند را بشناسید؛ عادات رفتاری در کارمند که نیازمند تغییر یا تقویت هستند را تشخیص دهید.

7.سوالات یادگیری و نتیجه‌گیری:

در انتهای مکالمه خود با کارمند، از او بپرسید “چه چیزی از این مکالمه برایتان مفید بود؟”. این سوال باعث می‌شود به گفتگوی کاری خود، معنا ببخشید. کارمند در پی این سوال سعی خواهد کرد تمام جلسه را از ابتدا تا پایان مرور کرده و موضوعات مهم را استخراج کند. به عبارت دیگر، او از این جلسه چه چیزی یاد گرفته است؟ این سوالی است که مدیر و رهبر بیزینس باید در انتهای جلسه از خود نیز بپرسد.

بدین ترتیب، رهبری کسب ‌و کار با عملکرد هوشمندانه و طرح سوالات مناسب و دقیق، می‌توانند، به لطف بیزینس کوچینگ در بهبود عملکرد کارمندان خود و شکوفایی استعدادهای آنها نقش کلیدی داشته باشند.